ההבדל בין EOI ו RFP ההבדל בין

מספר החלטות של הארגון יש השלכות הרכש שיכול להשפיע באופן דרמטי על העלות הכוללת של קבלת החלטה מסוימת. הרכש כולל תהליכים כמו בחירת ספק, הגדרת תנאי תשלום, בדיקה אסטרטגית, משא ומתן על חוזים ורכישת סחורות וסחורות. היא קשורה לרכישה או לרכישה של כל השירותים והמוצרים החשובים לארגון.

במגזר הפרטי, תהליך הרכש נחשב לפונקציה ברמה אסטרטגית המסייעת בשיפור הרווחיות של העסק. לא רק זה לייעל את התהליכים ולהפחית את המחיר הכולל של חומרי גלם, אבל זה גם מאפשר לארגונים לזהות את המקורות הטובים ביותר של אספקת. בסך הכל, זה עוזר בהבטחת חלקה התחתונה פועל בשורה.

במגזר הציבורי, מנהלים בכירים אחראים להקטנת השורה התחתונה. רק כוח אדם מועט מנהל את פונקציית הרכש, דבר המעלה את הסבירות לשחיתות בענף זה. זו הסיבה מדוע יש צורך להגדיל את התפוקה הכוללת של העסק. לדוגמה, הצוות יכול להיות מאומן על מנת לשפר את היעילות שלהם ולשפר את איכות השירות שלהם, וכתוצאה מכך, פלט ניתן לשפר.

עם חלוף הזמן, מספר מונחים כבר הציג סביב ייעוץ מכרז, הצעות, וניהול גדול, כולל מספר ראשי תיבות הקשורים הרכש. לא עסקים רבים מודעים לתנאים אלה, אבל להיות יזם או הבעלים של עסק קטן, אם אתה רוצה לנהל ביעילות את נכונותו של הקונה לרכוש, חשוב לדעת את מטרותיהם. דוגמאות כוללות את RFI (בקשת מידע), EOI (ביטוי של עניין), RFP (בקשה להצעה), RFT (בקשה למכרז) ו- RFQ (בקשה להצעת מחיר). כל אחד מהמונחים האלה משרת מטרה מיוחדת בפונקציית הרכש.

EOI ו- RFP הם המונחים הנפוצים ביותר בפונקציה הרכש, ולכל אחד מהם יש תפקיד ספציפי לייעל את התהליך כולו. אנשים רבים מבלבלים את המונחים האלה בזמן ביצוע התהליכים. כדי לקבל מושג טוב יותר איך הם שונים, חשוב לדעת מה פירוש המונחים האלה.

EOI (ביטוי של עניין)

ביטוי אינטרס (EOI), הידוע גם בשם רישום ריבית (ROI), יש תפקיד דומה כמו בקשת מידע (RFI). הוא משמש כתהליך מיון בשלב הראשוני של הרכש כדי ליצור בקשה רשמית וספציפית יותר למכרז או RFT (שלב מאוחר יותר בפונקציית הרכש). כאשר חברה משחררת EOI, היא נדרשת להעריך את היכולת של השוק לספק או לאסוף מידע נוסף לפני המעבר RFT.חברה ביצוע רכישה לא סביר למנות קבלן באמצעות EOI. כדי שזה יקרה, תהליך צריך להתקדם עד שהוא מגיע ל- RFT.

EOI הוא סוג של מכרז פתוח המאפשר לכל חברה לבוא קדימה. זה מעורר תחרות קשה ומספק את היתרון של המאפשר ספקים חדשים פוטנציאליים כדי להבטיח את עבודתם. עם זאת, חוזי בנייה, הוא מתח ביקורת בעיקר על משיכת ספקים שאינם מתאימים החוזה, מה שמביא בזבוז זמן, כסף, ומאמץ.

הבקשות של EOI חייבות לכלול תיאור של הגוף המתקשר, תיאור החוזה (כגון תקציב וסולם), סוג החוזה, נתיב הרכש, התנאים וההגבלות, כתובת ההגשה ועד המועד האחרון (כולל מידע על הקשר, תיאור הארגון, יכולת טכנית וניסיון קשור, זמינות הצוות וניסיונם וכו ')

RFP (בקשה להצעה)

מצד שני, RFP, הידוע גם בשם בקשה להצעה (RFO), הוא מסמך זה יכול בקלות להיות שונה. זה משמש בעיקר כאשר הרוכש מחפש פתרון מבוסס פתרון כדי למלא את הדרישות שלה ובמקרים שבהם גורמים אחרים (למעט מחיר) הם מרכזיים להערכת כל הצעה. הוא משמש גם במצבים בהם לא קיימים פתרונות או מפרטים ברורים, ומחלקת הרכש מחפשת מספר חידושים ואופציות. מכשירים אלה הם גמישים יותר מאשר RFT (אשר בדרך כלל יש פתרונות מוגדרים היטב או מפרטים). RFP משמש בעיקר את השירותים המקצועיים שבהם פתרון לא ניתן להגדיר בקלות.

RFP מכיל מידע רקע על הארגון ועל קו העסקים שלו. הבקשה מורכבת ממפרטים המסבירים את הפתרונות שהארגון מחפש. יתר על כן, היא כוללת גם את הקריטריונים להערכה על איך מדורגים ההצעות, הצהרה של עבודה המתאר את המשימות להתבצע על ידי המציע מי זוכה החוזה, ואת פרק הזמן שבו כדי לסיים את הפרויקט.

RFP נוצר בדרך כלל בגלל האופי המורכב של הפרויקט. חברות יכולות ליהנות ממציעים שונים כאשר מחפשים פתרון משולב היטב ממספר ספקים. לדוגמה, אם חברה מתכננת להעביר את עסקיה מסביבת נייר לסביבה מבוססת מחשב, היא רשאית לבקש הצעה לתוכנה וחומרה בנוסף להכשרה הנדרשת להתקנה ואינטגרציה של מערכות חדשות לעסק.

במגזר הציבורי, ישויות יכולות להנפיק RFP ליצירת תחרות פתוחה על מנת להפיל את העלות של פתרון. עם זאת, יש לציין כי RFP הקרוב ביותר למפרט עשוי לא בהכרח להיות אחד עם המחיר הנמוך ביותר. כאשר מקבלים הצעה, חברות צריכות לבצע ניתוח עלות תועלת כדי לוודא את העלות לא מחוץ לשקול את היתרונות.

הבדלים

להלן כמה מההבדלים בין EOI ו- RFP:

רמות שונות של רכש

EOI מבוצע לעיתים קרובות ברמה הראשונית של רכש.זה יכול להיות משוחרר במקרים בהם הרוכש הוא מחפש עבור התעשייה קלט על מנת להקיף את הדרישות כי בסופו של דבר ללכת לשוק בשלבים מאוחרים יותר. כפי שכבר דנו, RFP הוא בדרך כלל הצעד הבא; שבו, הרוכש מבקש גישות פתרון מבוסס על אספקת המוצר או השירותים.

• שלבים של EOI ו- RFP

EOI בדרך כלל יש שלבים מרובים. הוא משמש כדי לרשום ספקים פוטנציאליים או ספקים לפני המבקש הצעות מקיפה מן המכרזים כי הם shortlisted. להיפך, RFP יכול להיות גם שלב אחד או שזה יכול להיות שלבים מרובים.

• מתי משתמשים ב- EOI וב- RFP?

EOI משמש במקרים בהם המידע הנדרש (מהמכרזים) הוא ספציפי, אך אין כל ודאות האם הספק יוכל לספק שירותים וסחורות בהתאם לדרישות. יתר על כן, במקרים של EOI, לרוכשים אין מספיק מידע כדי להמציא בקשה מפורטת. מצד שני, RFP משמש במקרים בהם הדרישה הוגדרה כהלכה, אבל החברה מחפשת פתרון גמיש או חדשני. במילים אחרות, הרוכש מחפש הגשות מוכווני פתרון כדי למלא את הדרישות.

• חשוב מאוד להיות מודעים לרמות השונות של תהליכי הרכש על מנת לקבל החלטות יעילות באמצעות זרימה שיטתית של מידע. הבנה ברורה של המונחים הללו ומדוע הם משמשים בתהליך מאפשרת לחברה לייעל את התהליכים שלה ולהשיג תובנה עמוקה יותר בכל פונקציית הרכש.